○北谷町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成16年9月24日
訓令第23号
(目的)
第1条 この訓令は、北谷町電子計算組織の管理運営に関する要綱(平成2年北谷町訓令第15号)に定めるもののほか、北谷町戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍、附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱う入出力データをいう。
(3) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスクその他戸籍データが記録された媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表その他戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に配慮しなければならない。
(データ保護)
第4条 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。
2 戸籍データは、他の業務に利用してはならない。
3 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(保護管理者)
第5条 戸籍データ、プログラム、ドキュメント等を適切に管理するため、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、住民課長をもって充てる。
(保護管理者の責務)
第6条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態を常に把握し、戸籍データの漏えい、滅失、き損等の防止に努め、適切な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムに事故が発生したときは、事故の経緯及び被害状況を速やかに調査し、町長に報告しなければならない。
(取扱責任者)
第7条 端末装置を適切に管理するため、端末装置取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、戸籍係長をもって充てる。
(取扱責任者の責務)
第8条 取扱責任者は、端末装置の状態を常に把握し、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(取扱職員)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムの端末装置を取り扱う職員(以下「取扱職員」という。)を指定しなければならない。
(端末装置の操作)
第10条 端末装置は、取扱職員でなければ操作を行ってはならない。
2 端末装置の操作は、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務の処理に必要な場合以外に行ってはならない。
3 取扱職員は、磁気記録の保全及び保護に留意しなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、取扱職員ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、発行、更新、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
(パスワードの秘匿)
第12条 取扱職員は、自己のパスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
2 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(記録媒体及び出力帳票の保管)
第13条 保護管理者は、記録媒体及び出力帳票の保管を適切に行うため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 記録媒体及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性書庫に保管する等の措置をとること。
(2) 記録媒体及び出力帳票の収受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適切に管理すること。
(3) 記録媒体及び出力帳票の廃棄に当たっては、焼却、裁断等復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第14条 取扱責任者は、ドキュメントを常に最新の状態に維持し、適切な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄を行うときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(機器及びプログラムの管理)
第15条 保護管理者は、戸籍情報システム及び戸籍データを保護するため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びプログラムを管理しなければならない。
附則
この訓令は、戸籍法(昭和22年法律第224号)第117条の2第1項に規定する法務大臣の指定を受けた日から施行する。
別表(第15条関係)
戸籍情報システム保管一覧
区分 | 保護の方策 | 内容 |
戸籍用サーバ | ・施錠のできる保管庫に設置 ・保管庫の鍵の管理 | サーバは施錠のできる保管庫に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。 サーバの起動及び停止は、保護管理者の指定した職員が行う。 |
戸籍用クライアント | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | クライアントの起動及び停止は、取扱責任者が行う。 システム使用状況リストを定期的に印字し、施錠のできる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | ・バックアップ記録リスト ・施錠のできる書庫 | バックアップ記録リストを定期的に印字し、施錠のできる保管庫で管理する。 |
戸籍情報システムプログラム | ・複写及び変更不能措置 | アプリケーションプログラムを複写及び変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |