○北谷町立学校処務規程
昭和47年5月15日
教委訓令第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、北谷町立学校管理規則(昭和59年北谷町教育委員会規則第1号)第43条に基づき、北谷町立学校(幼稚園を含む。)の文書処理その他の事務処理に関し、必要な事項を定めるものとする。
(事務の代決)
第2条 校長が不在のときは、教頭がその事務を代決する。
(代決の制限等)
第3条 重要又は異例に属すると認める事務については、前条の規定による代決をすることができない。ただし、あらかじめ処理の方針を指示されたものて特に急施を要するものについてはこの限りでない。
2 代決した事務は、速やかに校長に報告するものとする。
(文書取扱主任)
第4条 学校における文書事務を円滑に処理するため、文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、所属職員の中から校長が命ずる。
3 文書取扱主任が不在のとき又は事故あるときは、あらかじめ校長の指定した職員がその職務を行う。
(到達文書の処理)
第5条 学校に到達した文書は、文書取扱主任が収受し、速やかに次の各号により処理するものとする。
(2) 封皮に「親展」又は「書留」と明示されているものは開封せず、その封皮に受付印を押し、文書収発簿に登録したうえ、直接そのあて名の者に配布し、受領印を徴すること。この場合において、配布を受けた者が、前号の規定による処理を要すると認めたものについては、速やかにその手続きを経るものとする。
(3) 現金、金券及び有価証券は、金券等受付簿(第3号様式)に登録し、あて名の者に配布して受領印を徴すること。
2 校長は、前項第1号の規定により閲覧したときは、自ら処理するもののほかは、処理意見を示し、教頭を経て担当職員に配布するものとする。
(文書の記号番号)
第6条 文書には、記号として、学校名の略及び番号をつけなければならない。
2 文書の番号は、会計年度による一連番号とし、当該事案が完結するまで同一番号とする。ただし、軽易な文書については、号外とすることができる。
(立案)
第7条 事件の処理については、起案用紙(第4号様式)により担当職員において立案し、校長の決裁を受けるものとする。ただし、軽易な照会等に対する回答等については、当該文書の余白に朱書きで起案することができる。
(文書の発送)
第8条 発送を要する文書は、校長の決裁後担当職員において浄書のうえ公印及び契印を押し、文書取扱主任に回付するものとする。
2 文書取扱主任は、前項の規定による回付を受けたときは、文書収発簿に必要事項を記載し発送の手続きをとるものとする。ただし、軽易な文書については、文書収発簿に記載することを省略できる。
(1) 学校管理及び学校経営関係
(2) 教科及び教育内容関係
(3) 学校保健関係
(4) 学校給食関係
(5) 学校図書館関係
(6) 要保護児童、生徒関係
(7) 調査統計関係
(8) 諸給与及び福利関係
(9) 予算及び補助金関係
(10) 各種団体関係
(11) その他
2 前項に規定する文書整理表は、表紙の次にとじ込むものとする。
(未処理の文書の保管)
第10条 未処理の文書は、担当職員において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。
(文書の保存)
第11条 文書は、書庫(書棚)に収め、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し特に保全を要するものは、書庫(書棚)の前面に、「非常持出」と朱書し、保存するものとする。
(文書の保存年限)
第12条 文書の保存年限は別表のとおりとし、保存年限の起算日は、当該文書の属する年度の終了した日の翌日とする。
(保存文書の持ち出し及び公開の制限)
第13条 保存文書は、学校外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、校長の許可を受けたときはこの限りでない。
(保存文書の廃棄)
第14条 保存期間の満了した文書は、校長が焼却処分に付するものとする。
(委任)
第15条 この規程に定めるもののほか、事務処理に関し必要な事項は、校長が定める。
(幼稚園の事務処理)
第16条 幼稚園の文書処理その他の事務処理については、この規程中「学校」とあるのは「幼稚園」と「校長」とあるのは「園長」と「教頭」とあるのは「園長が指定した職員」と読み替えるものとする。
附則
この訓令は、昭和47年5月15日から施行する。
附則(昭和60年教委訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成2年教委訓令第1号)
この訓令は、平成2年4月1日から施行する。
附則(平成14年教委訓令第11号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成23年教委訓令第3号)
(施行期日)
1 この訓令は、公表の日から施行する。
(経過措置)
2 改正前の北谷町立学校処務規程により、編集、保管及び保存された文書は、改正後の北谷町立学校処務規程により編集、保管及び保存されたものとみなす。
附則(令和2年教委訓令第1号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
別表(第12条関係)
北谷町立学校文書分類・保存年限種別表
文書の種類 | フォルダー名 | 保存年限 |
1 学校の管理及び運営に関するもの | 学校沿革誌 | 永年 |
学校経営計画 | 永年 | |
文書管理表及び廃棄台帳 | 永年 | |
学校関係法令 | 常用 | |
重要通達・通知文書 | 常用 | |
事務引継書(校長) | 5 | |
学校日誌 | 5 | |
学校基本調査(指定統計) | 5 | |
学校教員統計調査(指定統計) | 5 | |
学校保健統計調査(指定統計) | 5 | |
日本スポーツ振興センター関係 | 5 | |
教科用図書関係 | 5 | |
学校医執務記録簿 | 5 | |
学校歯科医執務記録簿 | 5 | |
学校薬剤師執務記録簿 | 5 | |
文書収発簿 | 5 | |
金券等受付簿 | 5 | |
職員会議録 | 3 | |
保健日誌 | 3 | |
学校管理及び学校経営関係 | 3 | |
教科及び教育内容関係 | 3 | |
学校保健関係 | 3 | |
学校給食関係 | 3 | |
学校図書館関係 | 3 | |
要保護児童、生徒関係 | 3 | |
調査統計関係 | 3 | |
諸給与及び福利関係 | 3 | |
予算及び補助金関係 | 3 | |
各種団体関係 | 3 | |
日直日誌 | 1 | |
検食簿 | 1 | |
その他 | 1 | |
2 教職員に関するもの | 履歴書 | 永年 |
職員進退関係書 | 10 | |
出勤簿 | 5 | |
旅行命令簿 | 5 | |
時間外勤務及び休日勤務命令簿 | 5 | |
職員健康診断票 | 5 | |
諸給与台帳 | 5 | |
旅費請求書 | 5 | |
通勤手当認定簿 | 5 | |
扶養手当認定簿 | 5 | |
住居手当認定簿 | 5 | |
公務災害関係 | 5 | |
初任者研修及び経年者研修記録簿 | 5 | |
休暇処理簿 | 3 | |
研修承認関係 | 3 | |
諸願届出書 | 3 | |
出張復命書 | 3 | |
3 児童生徒に関するもの | 卒業証書台帳 | 永年 |
修了台帳 | 永年 | |
除籍簿 | 20 | |
指導要録・様式1(学籍) | 20 | |
指導要録・様式2(指導) | 5 | |
指導要録抄本・写 | 在学期間 | |
児童生徒賞罰関係書 | 10 | |
出席簿 | 5 | |
児童生徒健康診断票 | 5 | |
児童生徒名簿 | 5 | |
要保護・準要保護関係 | 5 | |
特別支援教育就学奨励費関係 | 5 | |
転入・転出関係 | 5 | |
就学支援関係書 | 5 | |
新入学関係 | 在学期間 | |
4 学校財産に関するもの | 財産原簿(土地、建物、立木)写し | 永年 |
5 財務に関するもの | 備品台帳 | 常用 |
備品検収書 | 5 | |
予算要求関係書 | 5 | |
歳出伝票(写) | 3 | |
郵便切手受払簿 | 3 | |
補助金関係 | 3 |